El software de automatización de procesos digitales (DPA) es una categoría de plataformas diseñadas para ayudar a las organizaciones a digitalizar, optimizar y automatizar sus procesos de negocio de principio a fin. A diferencia de las generaciones anteriores de herramientas de gestión de procesos, que se centraban principalmente en documentar y aplicar los flujos de trabajo existentes, el software DPA hace hincapié en la creación de flujos de trabajo digitales completamente nuevos que conectan personas, sistemas y datos en toda la empresa. Estas plataformas permiten a las empresas sustituir los procedimientos en papel, las transferencias manuales y las soluciones puntuales desconectadas por procesos automatizados y coherentes que se adaptan a las condiciones cambiantes del negocio en tiempo real.
En esencia, el software de automatización de procesos digitales se sitúa en la intersección de la automatización de flujos de trabajo, el desarrollo de aplicaciones y la orquestación de procesos. Las plataformas modernas combinan herramientas de diseño visual de procesos con potentes motores de automatización, marcos de integración y capacidades de toma de decisiones inteligentes. Esta convergencia permite a las organizaciones crear flujos de trabajo digitales sofisticados que abarcan múltiples departamentos, interactúan con diversos sistemas empresariales e incorporan tanto el juicio humano como la lógica automatizada en los puntos adecuados del proceso. El resultado es una plataforma unificada que transforma la forma en que se trabaja, en lugar de simplemente digitalizar cómo se hacía siempre.
El auge del software de automatización de procesos digitales refleja un cambio más amplio en la forma en que las organizaciones abordan la mejora operativa. Mientras que la gestión de procesos tradicional se centraba en mejoras incrementales de eficiencia dentro de los procedimientos establecidos, la automatización de procesos digitales adopta un enfoque más transformador, permitiendo a las organizaciones reinventar sus procesos desde la perspectiva del cliente y crear flujos de trabajo que ofrecen resultados más rápidos, consistentes y personalizados. A medida que aumentan las expectativas de los clientes y se intensifica la presión competitiva en todos los sectores, la capacidad de diseñar, implementar e iterar rápidamente flujos de trabajo digitales se ha convertido en una capacidad organizacional fundamental.
¿Por qué utilizar software de automatización de procesos digitales? Beneficios clave a considerar.
El software de automatización de procesos digitales ofrece una serie de ventajas estratégicas y operativas que van mucho más allá de la eliminación de tareas manuales. Las organizaciones que implementan estas plataformas se posicionan para operar con mayor rapidez, consistencia y adaptabilidad en todas sus funciones.
Transformación digital acelerada
El software de automatización de procesos digitales constituye un elemento fundamental para las iniciativas de transformación digital. En lugar de abordar la transformación como una serie de proyectos tecnológicos aislados, las organizaciones pueden utilizar estas plataformas para digitalizar sistemáticamente sus flujos de trabajo más importantes, creando una red interconectada de procesos automatizados que abarca toda la empresa. Este enfoque garantiza que los esfuerzos de transformación digital produzcan mejoras operativas tangibles, en lugar de simplemente introducir nuevas tecnologías sin modificar la forma en que se realiza el trabajo.
Reducción drástica del trabajo manual y del error humano.
Uno de los impactos más inmediatos del software de automatización de procesos digitales es la eliminación de tareas manuales repetitivas que consumen tiempo de los empleados y aumentan el riesgo de errores. Al automatizar la entrada de datos, el enrutamiento de documentos, los flujos de trabajo de aprobación, las notificaciones y las actualizaciones del sistema, estas plataformas permiten a los empleados centrarse en actividades de mayor valor que requieren pensamiento crítico, creatividad y capacidad para establecer relaciones. La coherencia que garantizan los flujos de trabajo automatizados también significa que los procesos producen resultados fiables y predecibles, independientemente de las personas involucradas.
Ciclos de trabajo más rápidos y mayor capacidad de respuesta.
El software de automatización de procesos digitales reduce el tiempo necesario para completar los procesos empresariales al eliminar tiempos de espera innecesarios, automatizar las transiciones entre participantes y garantizar la actuación oportuna en cada etapa. Los procesos que antes tardaban días o semanas en completarse mediante enrutamiento manual y aprobaciones por correo electrónico ahora se pueden reducir a horas o minutos. Esta aceleración tiene un impacto especialmente significativo en los procesos de atención al cliente, donde tiempos de respuesta más rápidos se traducen directamente en una mayor satisfacción, tasas de conversión más altas y una mejor posición competitiva.
Visibilidad y control del proceso de principio a fin
Estas plataformas ofrecen una visibilidad completa y en tiempo real del estado y el rendimiento de cada instancia de proceso en ejecución. Los gerentes y responsables de procesos pueden supervisar el progreso mediante paneles que muestran con precisión la situación de cada elemento, quién es responsable de la siguiente acción y si alguna instancia de proceso corre el riesgo de incumplir sus plazos. Este nivel de visibilidad permite una gestión proactiva en lugar de una gestión reactiva, lo que permite a las organizaciones identificar y resolver los cuellos de botella antes de que afecten a los resultados.
Escalabilidad sin aumentos proporcionales de costos
El software de automatización de procesos digitales permite a las organizaciones escalar sus operaciones sin un aumento proporcional en la plantilla ni en los costes operativos. Una vez creado e implementado un flujo de trabajo digital, este puede gestionar volúmenes crecientes de transacciones, solicitudes o casos sin que se vea afectada la calidad ni la velocidad. Esta escalabilidad resulta especialmente valiosa para organizaciones en crecimiento y para empresas que experimentan fluctuaciones estacionales o cíclicas en la demanda, ya que los procesos automatizados absorben los picos de volumen sin necesidad de personal temporal ni horas extras.
¿Quién utiliza el software de automatización de procesos digitales?
El software de automatización de procesos digitales presta servicio a un amplio espectro de usuarios dentro de una organización, desde arquitectos técnicos que diseñan integraciones complejas hasta profesionales de negocios que crean y gestionan sus propios flujos de trabajo departamentales.
Equipos de Operaciones y Mejora de Procesos
Los responsables de operaciones y los profesionales de mejora de procesos se encuentran entre los usuarios más activos del software de automatización de procesos digitales. Estas personas son responsables de identificar ineficiencias en los flujos de trabajo existentes, diseñar procesos optimizados y medir el impacto de los cambios en los indicadores clave de rendimiento. Las plataformas de automatización de procesos digitales les proporcionan las herramientas para modelar, probar e implementar flujos de trabajo mejorados rápidamente, transformando la mejora de procesos, que antes era una actividad lenta basada en proyectos, en una disciplina continua e iterativa.
Equipos de TI y Arquitectura Empresarial
Los equipos de TI desempeñan un papel fundamental en la implementación y gestión del software de automatización de procesos digitales en toda la organización. Se aseguran de que los flujos de trabajo automatizados se integren correctamente con el entorno tecnológico existente, de que se cumplan los requisitos de seguridad y gobernanza de datos, y de que la plataforma esté configurada para ser compatible con los estándares arquitectónicos de la organización. En muchas organizaciones, los equipos de TI establecen los marcos de integración y los servicios compartidos en los que se basan los responsables de los procesos departamentales al crear sus flujos de trabajo.
Gerentes de línea de negocio y desarrolladores ciudadanos
Las capacidades de bajo código y sin código del software moderno de automatización de procesos digitales han abierto el diseño de procesos a un público mucho más amplio. Los gerentes de departamento, los líderes de equipo y otros profesionales de negocios que conocen íntimamente sus flujos de trabajo ahora pueden crear y modificar procesos automatizados sin enviar solicitudes al departamento de TI. Estos desarrolladores ciudadanos utilizan herramientas de diseño visual para crear flujos de trabajo para sus necesidades operativas específicas, desde la gestión Antecedentes proveedores de solicitudes de admisión y seguimiento onboarding coordinar las aprobaciones de las campañas de marketing y gestionar las solicitudes de servicio internas.
Equipos de Experiencia y Servicio al Cliente
Los equipos de atención al cliente utilizan software de automatización de procesos digitales para crear flujos de trabajo que garanticen una prestación de servicios coherente, puntual y personalizada. Ya sea gestionando secuencias de incorporación de clientes, procedimientos de escalamiento de servicio, procesos de resolución de quejas o flujos de trabajo de renovación, estos equipos confían en la automatización para asegurar que ninguna interacción con el cliente se pase por alto y que cada punto de contacto cumpla con los estándares de calidad de la organización.
Equipos de Cumplimiento Normativo, Legal y de Riesgos
Las funciones de cumplimiento normativo, revisión legal y gestión de riesgos dependen de procesos estructurados y auditables que no dejan margen para omisiones ni decisiones no documentadas. El software de automatización de procesos digitales permite a estos equipos garantizar el cumplimiento de las etapas de revisión obligatorias, capturar firmas electrónicas, mantener registros de auditoría completos y generar informes de cumplimiento automáticamente. La combinación de la aplicación de procesos y el registro exhaustivo es esencial para las organizaciones que operan en sectores altamente regulados.
Diferentes tipos de software de automatización de procesos digitales
El software de automatización de procesos digitales abarca varios tipos de plataformas distintas, cada una de las cuales hace hincapié en diferentes aspectos de la digitalización y automatización de procesos.
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Plataformas DPA de bajo código: Estas plataformas priorizan la accesibilidad y la velocidad de desarrollo, proporcionando herramientas visuales de arrastrar y soltar para diseñar procesos, crear formularios, configurar integraciones e implementar flujos de trabajo. El software de automatización de procesos digitales de bajo código está diseñado para ser utilizado tanto por profesionales de TI como por usuarios de negocio, lo que permite el desarrollo rápido de flujos de trabajo automatizados sin necesidad de una programación compleja. Estas plataformas son ideales para organizaciones que desean empoderar a los equipos departamentales para que desarrollen sus propias soluciones, manteniendo al mismo tiempo la gobernanza de TI sobre la plataforma general.
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Paquetes de software DPA empresariales: Las suites de automatización de procesos digitales de nivel empresarial ofrecen capacidades integrales para gestionar procesos complejos, de alto volumen y de misión crítica en grandes organizaciones. Estas plataformas suelen incluir motores avanzados de orquestación de procesos, marcos de integración sofisticados, funciones de seguridad y cumplimiento de nivel empresarial, y la capacidad de gestionar miles de instancias de procesos concurrentes. Están diseñadas para organizaciones con prácticas de gestión de procesos consolidadas y entornos tecnológicos complejos que requieren una profunda personalización y un rendimiento robusto a gran escala.
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Plataformas DPA nativas de la nube: El software de automatización de procesos digitales nativo de la nube se diseña desde cero para su implementación en entornos de nube, ofreciendo aprovisionamiento rápido, escalabilidad elástica y actualizaciones continuas sin la complejidad de la gestión de infraestructura local. Estas plataformas resultan especialmente atractivas para organizaciones que priorizan la nube o que necesitan implementar flujos de trabajo automatizados rápidamente en equipos y ubicaciones geográficas distribuidas sin invertir en infraestructura dedicada.
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Soluciones DPA específicas para cada sector: Algunas plataformas de automatización de procesos digitales se adaptan a los requisitos específicos de los procesos y a los marcos regulatorios de sectores concretos, como los servicios financieros, la sanidad, los seguros o el sector público. Estas soluciones incluyen plantillas de procesos prediseñadas, controles de cumplimiento estándar del sector e integraciones específicas que aceleran la implementación y reducen el esfuerzo de personalización necesario para satisfacer las necesidades específicas de cada sector.
Características del software de automatización de procesos digitales
El conjunto de funcionalidades del software de automatización de procesos digitales se ha ampliado significativamente a medida que estas plataformas han madurado, lo que refleja la creciente complejidad de los flujos de trabajo que las organizaciones necesitan automatizar y la creciente diversidad de usuarios que interactúan con la plataforma.
Características estandar
Diseñador de flujo de trabajo visual
El diseñador visual de flujos de trabajo es la interfaz principal a través de la cual los usuarios crean y modifican procesos automatizados. Mediante componentes de arrastrar y soltar, los diseñadores de procesos pueden definir secuencias de tareas, puntos de decisión, ramificaciones paralelas, lógica condicional y rutas de manejo de excepciones. Los diseñadores modernos admiten notaciones estándar de modelado de procesos y proporcionan una representación visual clara de todo el flujo de trabajo, lo que facilita que tanto los usuarios técnicos como los no técnicos comprendan y validen los diseños de procesos antes de su implementación.
Formularios y recopilación de datos
El software de automatización de procesos digitales incluye creadores de formularios integrados que permiten a los usuarios crear interfaces estructuradas de recopilación de datos para cada punto de interacción humana dentro de un proceso. Los formularios pueden incluir validación a nivel de campo, reglas de visibilidad condicional, datos precargados de sistemas conectados y compatibilidad con archivos adjuntos y firmas electrónicas. El diseño adaptable garantiza que los formularios funcionen correctamente en dispositivos de escritorio y móviles, lo que permite a los participantes del proceso completar tareas desde cualquier lugar.
Integración y Conectividad
Las sólidas capacidades de integración son esenciales para el software de automatización de procesos digitales, ya que la mayoría de los flujos de trabajo automatizados necesitan interactuar con múltiples sistemas empresariales durante su ejecución. Las funciones de integración estándar incluyen conectores preconfigurados para aplicaciones empresariales comunes, compatibilidad con API RESTful, activadores webhook y conectividad con bases de datos. Estas capacidades garantizan que los flujos de trabajo automatizados puedan leer y escribir en los sistemas que almacenan los datos y realizan las funciones de las que depende cada proceso.
Gestión y asignación de tareas
El motor de gestión de tareas de la plataforma se encarga de la asignación, el seguimiento y la escalada de tareas mediante procesos automatizados. Las tareas se distribuyen a las personas o grupos adecuados según reglas predefinidas, roles asignados o algoritmos de equilibrio de carga. Los participantes reciben notificaciones cuando se les asigna una tarea y pueden acceder a los detalles, los datos asociados y la información contextual a través de una bandeja de entrada o portal centralizado.
Seguimiento y elaboración de informes de procesos
Los paneles de control en tiempo real ofrecen visibilidad del estado de todas las instancias de proceso activas y completadas, incluyendo métricas como el tiempo de ciclo, el rendimiento, las tasas de finalización y la frecuencia de excepciones. Las funciones de generación de informes permiten a los responsables de los procesos crear informes programados o puntuales que resumen el rendimiento a lo largo del tiempo, lo que facilita la toma de decisiones basadas en datos sobre dónde centrar los esfuerzos de optimización.
Registro de auditoría y documentación de cumplimiento
Cada acción realizada dentro de una plataforma de automatización de procesos digitales queda registrada en un registro de auditoría detallado e inalterable. Este registro documenta quién realizó cada acción, cuándo ocurrió, qué datos se ingresaron o modificaron y qué decisiones se tomaron en cada paso. El registro de auditoría sirve como base para la elaboración de informes de cumplimiento, auditorías regulatorias y resolución de disputas, proporcionando a las organizaciones un registro completo y verificable de cómo se gestionó cada instancia del proceso.
Características clave que hay que tener en cuenta
Automatización inteligente y capacidades de IA
Las principales plataformas de software para la automatización de procesos digitales están incorporando inteligencia artificial y aprendizaje automático para ampliar los límites de lo que se puede automatizar. Capacidades de IA Puede incluir la extracción inteligente de documentos, que lee y clasifica documentos no estructurados; el enrutamiento predictivo, que asigna tareas según patrones de rendimiento históricos; el análisis de sentimientos, que identifica las interacciones con los clientes que requieren atención especial; y la toma de decisiones automatizada en las etapas rutinarias del proceso. Estas capacidades permiten a las organizaciones automatizar no solo tareas estructuradas basadas en reglas, sino también trabajos que implican interpretación, reconocimiento de patrones y juicio.
Gestión dinámica de casos
Si bien muchos procesos siguen rutas predecibles y secuenciales, otros implican situaciones complejas y cambiantes que requieren flexibilidad y criterio humano. Las capacidades de gestión dinámica de casos del software de automatización de procesos digitales permiten a los usuarios gestionar estos flujos de trabajo menos estructurados combinando pasos de proceso estructurados con la posibilidad de añadir tareas puntuales, adjuntar documentos complementarios y adaptar el flujo de trabajo en respuesta a nueva información. Esto resulta especialmente valioso para procesos como investigaciones, gestión de reclamaciones complejas y resolución de problemas de clientes, donde el camino a seguir no se conoce con exactitud desde el principio.
Análisis de procesos e inteligencia para la optimización
Las funciones de análisis avanzado van más allá de la monitorización básica para proporcionar información útil sobre el rendimiento de los procesos y las oportunidades de mejora. Las capacidades de minería de procesos permiten analizar los datos de ejecución para revelar cómo funcionan realmente los procesos en la práctica, identificando desviaciones del diseño previsto y destacando ineficiencias ocultas. Las recomendaciones de optimización basadas en datos históricos ayudan a los responsables de los procesos a priorizar los cambios que tendrán el mayor impacto en el tiempo de ciclo, el coste, la calidad o la satisfacción del cliente.
Compromiso con el cliente omnicanal
Para las organizaciones que desarrollan flujos de trabajo orientados al cliente, la capacidad de interactuar con ellos a través de múltiples canales desde un mismo proceso automatizado es cada vez más importante. El software de automatización de procesos digitales que admite la interacción omnicanal permite que los flujos de trabajo interactúen con los clientes mediante correo electrónico, SMS, portales web, aplicaciones móviles e interfaces de chat, garantizando una experiencia fluida independientemente de cómo elija el cliente interactuar. Esta capacidad es fundamental para la incorporación de clientes, la prestación de servicios y los procesos de soporte, donde la calidad de la interacción con el cliente impacta directamente en los resultados del negocio.
Consideraciones importantes al elegir software de automatización de procesos digitales
Seleccionar la plataforma de automatización de procesos digitales adecuada requiere una evaluación exhaustiva de las necesidades organizativas, los requisitos técnicos y los objetivos estratégicos a largo plazo. Varios factores merecen una atención especial, más allá de la simple comparación de características.
Facilidad de uso y capacitación para desarrolladores ciudadanos
Una de las principales promesas del software de automatización de procesos digitales es la capacidad de empoderar a usuarios no técnicos para crear y gestionar sus propios flujos de trabajo. Sin embargo, la facilidad de uso real varía significativamente entre plataformas. Las organizaciones deben evaluar la intuición del diseñador visual para los usuarios de negocio, la capacitación necesaria para alcanzar la productividad y si la plataforma ofrece mecanismos de control que impidan que los desarrolladores ciudadanos creen flujos de trabajo que infrinjan las políticas de gobernanza o seguridad. Una plataforma potente pero inaccesible para los usuarios de negocio no cumplirá con la propuesta de valor para los desarrolladores ciudadanos.
Profundidad de integración y compatibilidad con el ecosistema
El valor del software de automatización de procesos digitales está directamente relacionado con su integración con la infraestructura tecnológica existente de la organización. Además de verificar la disponibilidad de conectores predefinidos, las organizaciones deben evaluar la profundidad de dichas integraciones, si admiten el flujo de datos bidireccional, si pueden activar y responder a eventos en tiempo real y si se pueden crear integraciones personalizadas mediante API y protocolos estándar. La compatibilidad con los marcos de gestión de identidades, seguridad y gobernanza de datos de la organización es igualmente importante.
Gobernanza, seguridad y controles de acceso
A medida que el software de automatización de procesos digitales se generaliza en las organizaciones, la gobernanza se convierte en un aspecto crucial. La plataforma debe ofrecer controles de acceso robustos basados en roles, separación de entornos para flujos de trabajo de desarrollo y producción, control de versiones para las definiciones de procesos y gestión centralizada de componentes compartidos, como integraciones y reglas de negocio. Las funciones de seguridad, incluyendo el cifrado de datos, la integración de inicio de sesión único y el cumplimiento de los estándares de seguridad específicos del sector, deben evaluarse en el contexto de los requisitos normativos y de protección de datos de la organización.
Escalabilidad y rendimiento bajo carga
Las organizaciones deben evaluar el rendimiento de la plataforma a medida que aumenta el volumen y la complejidad de los procesos automatizados. Algunas preguntas clave son: cuántas instancias de procesos concurrentes puede soportar la plataforma, cómo se ven afectados los tiempos de respuesta por el aumento de la carga y si la arquitectura de la plataforma admite el escalado horizontal. Para los procesos críticos, la disponibilidad de configuraciones de alta disponibilidad, las capacidades de recuperación ante desastres y los compromisos de tiempo de actividad garantizado deben tenerse en cuenta en la evaluación.
Coste total de propiedad y transparencia de precios
Los modelos de precios del software de automatización de procesos digitales pueden ser complejos, con costos que potencialmente se basan en el número de usuarios, el número de instancias de proceso, el volumen de transacciones automatizadas o alguna combinación de estos factores. Las organizaciones deben modelar el costo total de propiedad durante un período de varios años que tenga en cuenta las licencias, la implementación, la capacitación, el desarrollo de la integración y la administración continua de la plataforma. La transparencia y la previsibilidad de los precios son especialmente importantes para las organizaciones que esperan que sus usuariossage crecerá significativamente con el tiempo, ya que los aumentos inesperados de costos pueden socavar el modelo de negocio de la plataforma.
El software de automatización de procesos digitales opera dentro de un ecosistema más amplio de herramientas que respaldan diferentes aspectos de la automatización del flujo de trabajo, la gestión de procesos y la eficiencia organizacional. Varias categorías afines suelen complementar o superponerse con las plataformas de automatización de procesos digitales.
Software de Gestión de Procesos de Negocio
Software de gestión de procesos de negocio comparte una superposición significativa con el software de automatización de procesos digitales y a menudo se considera su predecesor en la evolución de la automatización de procesos. Mientras que las plataformas de gestión de procesos de negocio se centran en modelar, ejecutar y optimizar procesos de negocio definidos, la automatización de procesos digitales amplía esta base con un mayor énfasis en flujos de trabajo orientados al cliente, desarrollo de bajo código y automatización inteligenteMuchas organizaciones utilizan ambas categorías de forma conjunta: la gestión de procesos empresariales proporciona la capa de gobernanza estratégica de procesos, mientras que la automatización de procesos digitales ofrece capacidades de flujo de trabajo ágiles y orientadas al cliente.
Software de automatización robótica de procesos
El software de automatización robótica de procesos (RPA) automatiza tareas repetitivas basadas en reglas que implican la interacción con interfaces de usuario de aplicaciones, como copiar datos entre sistemas, completar formularios y procesar transacciones estructuradas. El software de automatización digital de procesos (DPA) orquesta flujos de trabajo de principio a fin a un nivel superior, mientras que la RPA se encarga de la ejecución de pasos automatizados específicos dentro de esos flujos de trabajo. Ambas categorías son altamente complementarias: la DPA proporciona la orquestación de procesos y la RPA permite la ejecución automatizada de tareas individuales.
Plataforma de integración como servicio
Plataforma de integración como servicio Las soluciones facilitan la conexión de aplicaciones en la nube y locales, fuentes de datos y API. Dado que los flujos de trabajo de automatización de procesos digitales suelen necesitar intercambiar datos con múltiples sistemas empresariales, una capa de integración robusta es esencial para la automatización integral. Las herramientas de plataforma de integración como servicio proporcionan los conectores, las capacidades de transformación de datos y los activadores basados en eventos que permiten que las plataformas de automatización de procesos digitales interactúen sin problemas con el ecosistema tecnológico en general.
Plataformas de desarrollo de aplicaciones de bajo código
Las plataformas de desarrollo low-code permiten la creación rápida de aplicaciones empresariales personalizadas mediante herramientas de diseño visual y una mínima programación manual. La frontera entre las plataformas low-code y el software de automatización de procesos digitales se ha vuelto cada vez más difusa, ya que muchas plataformas de automatización de procesos digitales incorporan importantes capacidades de desarrollo de aplicaciones y muchas plataformas low-code incluyen funciones de automatización de flujos de trabajo. Las organizaciones deben evaluar si una plataforma dedicada a la automatización de procesos digitales o una plataforma low-code con sólidas capacidades de flujo de trabajo se ajusta mejor a su caso de uso principal.
Software de automatización de flujo de trabajo
Software de automatización del flujo de trabajo Se centra en automatizar secuencias específicas de tareas, aprobaciones y notificaciones dentro y entre aplicaciones. Si bien el software de automatización de procesos digitales proporciona una plataforma más completa para la orquestación de procesos de extremo a extremo, las herramientas de automatización de flujos de trabajo pueden servir como alternativas más ligeras para equipos que necesitan automatizar flujos de trabajo más simples y concisos sin las capacidades completas de una suite de automatización de procesos digitales. En muchas organizaciones, las herramientas de automatización de flujos de trabajo se encargan de las necesidades departamentales, mientras que el software de automatización de procesos digitales gestiona los procesos multifuncionales más complejos.
