El mejor software para seminarios web

¿Qué es el software de seminarios web?

El software de seminarios web es una plataforma que permite a las empresas y a las personas organizar eventos virtuales en vivo, presentaciones y reuniones en línea. Las características clave que hacen posible la colaboración en línea incluyen videoconferencias, uso compartido de pantalla y herramientas interactivas para interactuar con los asistentes. Con el software de seminarios web, los usuarios pueden conectarse fácilmente con su audiencia desde cualquier parte del mundo.
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logotipo del seminario electrónico
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4.1
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Guía de compra de software para seminarios web

¿Qué es el software de seminarios web?

Abreviatura de "seminarios basados ​​en la web", los seminarios web son presentaciones virtuales, talleres, conferencias, charlas y otros eventos para un público objetivo. Los seminarios web se utilizan para enseñar, capacitar o demostrar un tema y, más recientemente, comercializar y vender productos y servicios. Dependiendo de si son en vivo o pregrabados, los seminarios web pueden ser interactivos, y los participantes pueden interactuar con el anfitrión para hacer preguntas, dar su opinión, participar en encuestas y hablar con otros asistentes, entre otros.

Partiendo de esto, el software de seminarios web es una herramienta o plataforma que se utiliza para crear, transmitir y administrar seminarios web, rastrear y analizar su rendimiento, así como monetizar su contenido. Puede ser un programa local que se descarga e instala en una computadora o una aplicación basada en la nube que transmite seminarios web desde un navegador de Internet.

Además de transmitir seminarios web, el software permite a los anfitriones y organizadores de seminarios web administrar listas de asistentes, enviar a los participantes sus credenciales e información de inicio de sesión para acceder a las sesiones, y permitir la colaboración entre anfitriones y asistentes.

Por qué usar el software de seminarios web: beneficios clave a tener en cuenta

El software de seminarios web le permite estar virtualmente presente donde sea que esté su audiencia y cuando quiera consumir contenido. Cuando se trata de los beneficios del software de seminarios web, esto apenas toca la superficie.

El software de seminarios web ha recorrido un largo camino desde que se lanzaron las primeras soluciones de seminarios web en la década de 1990. Junto con esta evolución vino una gran cantidad de casos de uso que han demostrado funcionar entre quienes lo han usado.

Marketing y Promociones

El uso de webinars en marketing y promociones está en línea con la creciente tendencia de brindar contenido valioso y útil a sus clientes objetivo, ya sea una empresa B2C o B2B. El objetivo principal de usar el software de seminarios web es la difusión de información y contenido, desde ideas complejas hasta temas casuales. 

El software de seminarios web puede desempeñar un papel en cada etapa del embudo de marketing.

  • Fase de Concientización. Las empresas han utilizado seminarios web para destacar un nuevo concepto (conciencia de la idea), dirigir la atención a un problema (conciencia del problema) y presentar una nueva opción para abordar una necesidad o un deseo insatisfecho (conciencia de la solución). Debido a la gran audiencia a la que puede llegar el software de seminarios web, crea una vía para que una empresa genere un interés inicial en una nueva idea, producto o servicio. Además, le permite capturar la confianza de su audiencia desde el comienzo de la relación de empresa a cliente/empresa a cliente.
  • Fase de Consideración. Puede utilizar el software de seminarios web para crear una preferencia superior para sus ofertas entre los clientes que están comparando soluciones para resolver un problema, satisfacer una necesidad o satisfacer un deseo. Dado que los seminarios web son muy atractivos, cultivan relaciones más significativas a través de contenido en profundidad e imitan las conversaciones cara a cara en un entorno virtual.
  • Fase de conversión. El software de seminario web es muy potente para persuadir a los clientes listos para comprar para que compren lo que está vendiendo. Le brinda una plataforma para responder preguntas, abordar puntos de fricción y demostrar el valor de sus productos y servicios en el estado en el que sus prospectos están más listos para comprar.

Los seminarios web han demostrado ser una herramienta de marketing y promociones extremadamente efectiva que se ha convertido en una táctica básica entre muchas empresas en una serie de industrias.

Educación

Los seminarios web son una herramienta de enseñanza eficaz, especialmente en esta época en la que el aprendizaje electrónico está creciendo rápidamente. Como la mayoría de las personas son aprendices visuales, el software de seminarios web proporciona aulas virtuales ricas en medios que permiten a los maestros, instructores y entrenadores guiar al público a través de una lección de manera efectiva con el uso de ayudas visuales como presentaciones de diapositivas y videos. Ya sea que lo utilicen grandes instituciones como escuelas, colegios y universidades, o pequeños centros de aprendizaje o instructores independientes, el software del sitio web facilita una educación más atractiva y eficaz. Otro beneficio es que amplía el potencial del grupo de posibles inscritos y estudiantes más allá de los límites geográficos.

Reuniones y Conferencias

Si bien los seminarios web a menudo se usan para transmitir contenido a una audiencia pública, esto no significa que no se puedan utilizar para eventos privados e internos, como reuniones de la empresa y conferencias de la industria. ¿Por qué gastar miles de dólares en alquilar un lugar si puede usar el software de seminarios web y aún así atraer a su audiencia y obtener sus mensajes?sage a través de una fracción del costo sin disminuir el impacto (siempre y cuando haga su seminario web de la manera correcta)? Las organizaciones de todos los tamaños pueden usar el software de seminarios web para realizar reuniones importantes y transmitir anuncios de toda la empresa. 

La belleza del software de seminarios web es que el contenido se puede grabar, almacenar y archivar automáticamente. El seminario web grabado se convierte en una referencia a pedido a la que los empleados pueden acceder en un momento posterior si es necesario. Este contenido de autoservicio se convierte en un recurso a largo plazo para la comunicación interna, la educación y la concientización.

Las reuniones y conferencias transmitidas a través del software de seminarios web son especialmente beneficiosas para las organizaciones multinacionales, ya que elimina la necesidad de que los participantes interesados ​​viajen a un lugar físico.

Aumentar el compromiso de la audiencia

Los webinars son eventos altamente comercializables. Con la estrategia y las tácticas correctas, es fácil entusiasmar a su audiencia. Saber que un anuncio, una reunión, una conferencia o una presentación se transmitirá en vivo agrega gravedad al evento. Una promoción efectiva previa al seminario web hará que los participantes sientan que van a ser parte de algo importante, emocionante y de interés periodístico. También predispone a su audiencia a ser más participativa durante el seminario web.

Además, los presentadores pueden aprovechar las características del software de seminarios web, como encuestas, sondeos y comunicación en vivo para despertar el interés. Esto hace que los espectadores se sientan más involucrados, aumentan la recepción y ayudan a que las ideas se asimilen mejor. 

Las funciones del software de seminarios web también crean hitos memorables en su presentación y conclusiones "pegajosas", lo que amplifica el efecto de sus presentaciones incluso después de que terminaron.

Resaltar credenciales

Muy pocas herramientas en línea pueden vencer al software de seminarios web en términos de creación de autoridad. Los seminarios web brindan a las personas, empresas y organizaciones una plataforma para desarrollar un liderazgo intelectual al resaltar su historial, demostrar su experiencia en nichos, disciplinas y áreas en las que se encuentran, y brindar valor por adelantado con información relevante y útil. El software de seminarios web también se puede utilizar para crear contenido multimedia compartible, lo que puede impulsar el boca a boca positivo para su marca.

Quién usa el software de seminarios web

Cualquier persona que quiera difundir información, crear contenido y compartir información valiosa y útil puede usar el software de seminarios web. Sin embargo, es particularmente útil para los siguientes segmentos:

Equipos de marketing y ventas

El eslogan "El contenido es el rey" ha estado dominando el mundo del marketing en línea durante años y por una buena razón. Los clientes ahora son más exigentes y las tácticas de marketing y ventas más agresivas no son tan efectivas como antes. La construcción de relaciones es importante para facilitar el flujo del viaje del comprador.

Aquí es donde entra en juego el software de seminarios web, ya que ayuda a los equipos de marketing y ventas a presentar productos y servicios de una manera que proporcione valor (responde a la pregunta de los clientes "¿qué hay para mí?"). El software de seminarios web es altamente personalizable, lo que significa marketing y ventas.sageLos correos electrónicos se pueden personalizar para abordar las necesidades específicas y los puntos débiles de los clientes con los que interactúa.

Las herramientas de seminarios web también se pueden integrar con otras plataformas de ventas y marketing digital, lo que facilita agregar activos de marca en las presentaciones.

Maestros

La enseñanza y el aprendizaje son conceptos que ya no están confinados dentro de las cuatro paredes de las aulas físicas y los seminarios web han hecho posible que el aprendizaje electrónico progrese hasta convertirse en lo que es hoy. Con una integración perfecta con una serie de sistemas de gestión de aprendizaje (LMS), los educadores pueden realizar seminarios web en vivo para una experiencia de aprendizaje más cercana a un entorno presencial y, al mismo tiempo, cargar sesiones grabadas para que los estudiantes puedan aprender a su propio ritmo. .

Varios LMS tienen software de seminario web incorporado con funcionalidades específicas de aprendizaje/enseñanza, como cuestionarios y funciones para tomar notas, pero también hay herramientas de seminario web independientes diseñadas específicamente para educadores que se pueden conectar fácilmente a varios LMS.

Entrenadores de desarrollo personal

Estrechamente relacionados con los educadores están los entrenadores de desarrollo personal. Estos incluyen entrenadores de vida, entrenadores profesionales, profesionales de la salud mental y terapeutas de relaciones, solo por nombrar algunos. En lugar de reunirse cara a cara o pedirles a los clientes que vayan a su oficina, lo que puede ser un punto de fricción, los entrenadores pueden aprovechar el software de seminarios web para realizar sesiones de clientes de forma virtual. Los seminarios web también pueden disminuir la frecuencia de cancelaciones y aplazamientos, ya que se eliminan algunos factores externos que pueden impedir que los clientes continúen con sus citas programadas, como el tráfico y las inclemencias del tiempo.

Creadores de contenido e influencers

En algún momento, los creadores de contenido y los influencers necesitan diferenciarse de otros que están en el mismo nicho que ellos. Una de las formas de hacer esto es usar el software de seminarios web para cultivar un grupo de seguidores y una comunidad comprometidos a través de contenido informativo y útil que los recompensará con ganancias rápidas.

Diferentes tipos de software para seminarios web

No existe un enfoque estándar para el uso de seminarios web. De hecho, los seminarios web son más efectivos cuando se usan de acuerdo con objetivos específicos.

Los diferentes tipos de seminarios web requieren diferentes tipos de software. Estas son algunas de las clasificaciones de software de seminarios web más comunes que puede encontrar.

Software Evergreen para seminarios web

Este tipo de tecnología de hospedaje de seminarios web le permite crear eventos en línea con contenido de relevancia actual y futura. En otras palabras, esta es una plataforma de seminarios web para transmitir temas de seminarios web que siempre están actualizados. 

Las ventajas de un webinar perenne incluyen:

  • Reutilice el mismo contenido del seminario web para un futuro considerable, lo que reduce el tiempo necesario para pensar en los temas del seminario web.
  • Creación de contenido único que se puede monetizar repetidamente para diferentes audiencias
  • Generar liderazgo de pensamiento en un tráfico altamente buscado durante un largo período de tiempo

Los seminarios web de Evergreen pueden ser en vivo o pregrabados.

Software de seminario web automatizado

El software de seminario web automatizado le brinda la posibilidad de publicar seminarios web pregrabados a los que solo se puede acceder en fechas y horas predeterminadas. Este enfoque de "tiempo limitado" tiene una serie de beneficios que incluyen:

  • Aumentar las inscripciones y mejorar la asistencia de la audiencia impulsada por una sensación de escasez.
  • Abra más cronogramas de seminarios web, ya que no depende de la disponibilidad del presentador.
  • Tiempo ahorrado y tiempo ganado al automatizar la entrega de contenido

Software para seminarios web a pedido

Similar a una solución de seminario web automatizado, el software de seminario web a pedido transmite seminarios web pregrabados. La diferencia es que, en lugar de brindar a los espectadores acceso limitado durante horarios preestablecidos, las tecnologías de seminarios web a pedido hacen que el contenido pregrabado esté disponible todo el tiempo. 

El uso de software de seminarios web a pedido tiene las siguientes ventajas:

  • El acceso a pedido permite a los organizadores de seminarios web capturar una audiencia más grande
  • Los espectadores pueden volver a ver el seminario web varias veces, creando más oportunidades para que respondan a un llamado a la acción.
  • El acceso las 24 horas del día, los 7 días de la semana, hace que sea más fácil para sus espectadores compartir contenido, lo que puede resultar en marketing orgánico de boca en boca. 

Software para seminarios web justo a tiempo

Se utiliza una aplicación o un programa de seminarios web justo a tiempo para transmitir seminarios web pregrabados que ofrecen a los participantes interesados ​​la opción de unirse a una sesión que comienza minutos después de llegar a la página de registro (de ahí el término "justo a tiempo"). . Este cronograma se crea dinámicamente cada vez que alguien visita la página de inicio de un seminario web y se muestra junto con otros cronogramas que sucederán en fechas posteriores.

Una tecnología de seminarios web relativamente nueva, los seminarios web justo a tiempo están creciendo en popularidad debido a muchas razones positivas:

  • Crea un sentido constante de urgencia.
  • Los asistentes pueden unirse a una sesión de inmediato, que es el pico de su interés.
  • Impulsa las métricas de rendimiento clave del seminario web, como la asistencia, el nivel de compromiso y la tasa de conversión.

Hay una serie de plataformas de seminarios web todo en uno que poseen las funcionalidades de las cuatro soluciones mencionadas anteriormente. Si cree que utilizará todos estos tipos de software de seminario web en algún momento, optar por una aplicación de seminario web que tenga todas estas funcionalidades podría ser su mejor opción.

Características del software de seminario web

Comprender las características comunes de una solución de seminario web es el primer paso antes de obtener uno. Esta información lo ayudará a reducir sus soluciones de seminarios web en función de sus capacidades, asegurando que el software que seleccione sea capaz de realizar todas las funciones que necesita.

A continuación se enumeran las características típicas del software de seminario web. Examine esta lista, elija los atributos que mejor se adapten a sus requisitos, luego utilícelos como criterio al elegir qué plataforma comprar o suscribirse.

Del mismo modo, a continuación se describen características adicionales del software de seminarios web. Es bueno tenerlos y no tener estas funcionalidades no le impedirá lanzar su primer seminario web. Sin embargo, le brindan capacidades adicionales que pueden resultarle útiles a medida que se convierte en un usuario más experto en el futuro.

Características estándar del seminario web

Marca personalizada

Ya sea que sea una empresa o un individuo, la marca es crucial si desea que sus seminarios web generen conciencia, desarrollen afinidad y generen recordación. Esto es especialmente importante si va a utilizar seminarios web como una táctica central de marketing y promociones. Le permite adjuntar su empresa o su nombre a las ideas, productos o servicios que está presentando. Los seminarios web personalizados deben ser una característica no negociable al elegir el software de seminarios web, pero es posible que esto no esté disponible para las versiones gratuitas.

Acceso basado en funciones

Al igual que en los eventos presenciales, la gestión del comportamiento de los participantes durante un seminario web es vital para garantizar el buen desarrollo de la discusión. El acceso basado en roles permite a los hosts restringir el uso de ciertas herramientas según los roles. Esto garantiza que la interacción con la audiencia siempre se lleve a cabo a discreción del orador. También dirige la atención de los participantes hacia donde el orador la quiere en un momento dado. Por ejemplo, los presentadores pueden silenciar a los participantes, deshabilitar las conversaciones de participante a participante y limitar el uso compartido de la pantalla al anfitrión y los coanfitriones, solo por nombrar algunos.

Grabación

Esta función permite a los anfitriones de seminarios web grabar sus sesiones para verlas posteriormente. Los seminarios web grabados se pueden publicar en un sitio web personal o en cualquier otro lugar de Internet para que cualquiera pueda verlos o descargarlos en otro momento. Algunos sitios web incluso incluyen pasarelas de pago, lo que requiere que los visitantes paguen una tarifa antes de acceder a un seminario web grabado. Esta capacidad también extiende la vida útil del contenido al permitir que los seminarios web en vivo se reutilicen como eventos pregrabados automatizados, a pedido y justo a tiempo.

Registro

Un componente vital de un seminario web exitoso es un proceso de registro fácil y sin problemas. Una función de registro integrada permite a los participantes interesados ​​registrarse en un seminario web dentro de la aplicación y permite a los organizadores comprobar la asistencia sin salir de la plataforma. Algunos software de seminarios web también permiten a los anfitriones crear páginas de destino, enviar materiales colaterales y configurar secuencias de correo electrónico automatizadas (recordatorios, etc.) dentro de la aplicación.

Asistente de chat en vivo

Una de las formas más fáciles de fomentar el compromiso y la participación de la audiencia durante un seminario web es a través del chat en vivo. Hay tres formas principales en que el chat en vivo podría funcionar: mensajes privadossages enviado al presentador, mensaje públicosages visible para todo el grupo y mensajes privadossagese envía a otros asistentes. Los anfitriones pueden usar el chat en vivo para reunir preguntas para la parte de preguntas y respuestas del seminario web y proporcionar una vía para que los asistentes conversen entre ellos para enriquecer la discusión.

Encuestas y encuestas

Las encuestas y sondeos de audiencia en tiempo real brindan al orador puntos de conversación específicos que les permiten adaptar sus mensajes.sage en base a las respuestas de los asistentes. Esto les da a los presentadores pistas para pivotar el contenido de su presentación dentro del propio seminario web (aplicable para seminarios web en vivo) de una manera que sea más relevante y resuene más con los asistentes. Además, permite a los participantes calificar el seminario web y dar su opinión, comentarios y sugerencias durante o justo antes de que finalice la sesión.

Características clave del software de seminarios web que debe buscar

Análisis de eventos

El seguimiento de las métricas clave de rendimiento antes, durante y después de una sesión es importante para mejorar el rendimiento de sus futuros seminarios web. El análisis de eventos ofrece información sobre varias áreas de rendimiento de seminarios web, como la tasa de participación o la tasa de registro, la tasa de asistencia, la tasa de abandono (y, en particular, en qué momento de la sesión se van los participantes), la tasa de finalización, la tasa de conversión (si ofrece productos y servicios). durante el seminario web) y la tasa de descarga (si envía materiales descargables), solo por nombrar algunos. Esto le dará una idea de lo que hizo bien y puede iterar en seminarios web exitosos, y lo que debe modificarse. Varias aplicaciones de seminarios web proporcionan un tablero que le brinda una vista panorámica de cómo está funcionando su seminario web de un vistazo.

Informes de asistentes

Esta función recopila la información de los asistentes para su análisis. Los datos que recopila se pueden utilizar para segmentar clientes potenciales que se pueden nutrir a través de correos electrónicos de seguimiento y otras formas de comunicación. Si recopila información demográfica, puede adaptar su alcance posterior al seminario web en función de los perfiles de los asistentes, así como realizar un análisis de audiencia en profundidad.

Integraciones de redes sociales

Una de las mejores maneras de promocionar su seminario web para aumentar su tasa de registro es a través de las redes sociales. El software de seminario web que se integra fácilmente con varias plataformas de redes sociales le permite obtener más atención para su evento y transmitir simultáneamente su contenido a través de diferentes canales, lo que aumenta la audiencia. El contenido transmitido en las redes sociales también se puede compartir fácilmente, lo que amplía el alcance de su contenido más allá de su público objetivo inicial. Además, la integración de las redes sociales genera un interés avanzado para sus seminarios web posteriores.

Integraciones de software

Esta característica le permite conectar su software de seminario web con otras aplicaciones para funcionalidades adicionales. Por ejemplo, si actualmente está utilizando un software de administración de relaciones con los clientes (CRM), puede conectar su plataforma de seminarios web para que todos los inscritos se canalicen automáticamente a su lista de correo electrónico. También puede conectar su solución de seminario web a su sitio web o creador de páginas de destino para aumentar la visibilidad de los activos web de su propiedad. Algunas aplicaciones de seminarios web también pueden conectarse con herramientas más específicas de la industria, como el software de gestión de activos digitales, los sistemas de gestión del aprendizaje y los sistemas de gestión del aprendizaje corporativo.

Consideraciones importantes al elegir un software de seminario web

No todas las opciones de software para seminarios web son iguales. Al elegir una aplicación de seminario web, especialmente si está pagando por ella, es importante tener en cuenta los factores clave para asegurarse de obtener el valor de su inversión y lograr los objetivos de su seminario web.

Aquí hay una lista de verificación de los elementos importantes que debe evaluar al elegir qué plataforma de seminario web usar:

Calidad de vídeo

Incluso el seminario web mejor conceptualizado y mejor organizado fallará si la calidad del video es inferior. Lo mismo ocurre con el audio. Como medio audiovisual, una buena calidad de imagen y sonido es de suma importancia para que los seminarios web tengan el máximo impacto. Imagínese si los asistentes a su seminario web están viendo un video pixelado del orador. Otras señales de alerta a tener en cuenta son los retrasos de video, el volumen del sonido, el audio agrietado y el audio y el video asincrónicos. Busque un software de seminario web que pueda transmitir al menos una resolución compatible con HD (1280 x 720 píxeles).

Facilidad de uso

Si bien no desea un software de seminario web que sea demasiado delgado en términos de funciones, tampoco desea seleccionar una plataforma que sea demasiado compleja de usar. Debería poder utilizar una aplicación de seminario web desde el principio sin necesidad de ayuda de su equipo de TI. Busque una solución de seminario web que tenga una interfaz de usuario fácil de usar, que sea fácil de usar, con indicaciones de funcionalidad integradas y que tenga preguntas frecuentes y recursos para el usuario bien documentados. Una buena solución de seminario web debe ser independiente del usuario, de modo que incluso los principiantes puedan usarla sin demasiados problemas.

Opciones para compartir pantalla

La capacidad de compartir la pantalla debe ser uno de los criterios mínimos a la hora de elegir un software para seminarios web. Las capacidades para compartir pantalla pueden variar entre las diferentes plataformas de seminarios web. Por ejemplo, algunas herramientas de seminarios web solo le permitirán compartir su pantalla o su video, compartirlos simultáneamente o permitir que dos presentadores transmitan sus pantallas al mismo tiempo.

Atención al cliente

Al igual que con cualquier otra tecnología de software como servicio (SaaS), elija una solución de seminario web de un proveedor que ofrezca una buena atención al cliente a través de múltiples canales. Esto garantiza que obtenga la ayuda que necesita en caso de que encuentre problemas técnicos con el software. También puede beneficiarse del soporte de servicio al cliente adicional, como un representante de servicio al cliente dedicado asignado a su cuenta, una rica biblioteca de recursos para el usuario y la incorporación y capacitación de nuevos usuarios.

Software relacionado con el software de seminarios web

Software de videoconferencia

El software de seminarios web y el software de videoconferencia comparten una serie de características y funcionalidades. Ambos conectan a las personas a través de una transmisión de video a través de Internet y ponen a disposición herramientas adicionales para facilitar la comunicación. La principal diferencia es que el software de videoconferencia generalmente atiende a grupos pequeños, mientras que el software de seminario web puede acomodar a miles de asistentes y transmitir información para consumo público. Las aplicaciones de seminarios web también brindan más capacidades específicas para la presentación en comparación con las plataformas de videoconferencia que generalmente se usan para reuniones.

Plataformas de eventos virtuales

Las soluciones de seminarios web y las plataformas de eventos virtuales crean una experiencia virtual interactiva para sus participantes, pero si bien se parecen en muchos aspectos, también difieren en varias áreas, principalmente derivadas del propósito para el que fueron creadas. Las soluciones de seminarios web generalmente están diseñadas para transmitir un evento a la vez, mientras que las plataformas de eventos virtuales, debido a que están diseñadas para replicar eventos en el sitio, pueden transmitir varios eventos simultáneamente. Las plataformas de eventos virtuales permiten a los asistentes pasar de una sesión a otra. Si bien los seminarios web generalmente se enfocan en presentaciones audiovisuales, las plataformas de eventos en línea tienen otras funcionalidades interactivas, como exhibiciones interactivas, cabinas web y otros tipos de espacios virtuales.